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Intelisis – 10 puntos a cuidar en una implementación

Has comprado el ERP Intelisis para tu empresa, y la implementación esta cerca? te presentamos los 10 puntos principales donde debes tener cuidado en la implementación, para que tenga un final feliz y el impacto en la empresa sea positivo.

1.- La formación de un equipo interno. Intelisis te pedirá que formes un equipo de trabajo interno para la implementación, es muy importante que en este equipo se considere a la persona adecuada, y que no se piense que una sola persona puede con todo el proyecto, y con toda la interacción con los implementadores.  El líder técnico debe ser la persona que prepare todo el entorno de red e infraestructura necesaria para el software. El líder de proyecto, es muy importante que sea una persona que conozca a fondo los procesos de la empresa. El comité, en mi opinión es muy importante formar un comité multidisciplinario, pero sobre todo debe estar una persona experta en temas contables y fiscales. No debe tomarse a la ligera la formación del equipo interno. El líder de proyecto debe ser una persona con peso en la empresa que pueda tomar decisiones rápidas, o tenga acceso inmediato a las personas que puedan tomarlas. También deben estar muy involucradas las personas claves, es decir, personal con amplia experiencia en su labor.

Intelisis

2.- Preparación de un servidor. El servidor es una parte importante para el funcionamiento del software, deben seguirse las recomendaciones que el mismo Intelisis recomiende, incluso colocando características  superiores. Muy importante considerar un software de respaldo, y un buen antivirus, para evitar historias de terror. En este servidor no solo estará en funcionamiento el ERP, también se almacenaran todos tus documentos anexos, como facturas y notas de crédito.

3.- Firma de la carta proyecto. Previo a la implementación, los implementadores se entrevistaran con todas las personas claves que estén involucradas en los procesos, debes recomendar a estas personas clave que sean muy detalladas en la descripción de sus actividades, para que todo quede asentado en la carta proyecto. Es vital que todo el equipo interno revise esta carta proyecto, porque esto es a lo que estará comprometido a lograr el equipo de implementadores. Esta carta debe firmarse hasta que todo detalle sea aclarado.

4.- Escenarios contables. Todos los movimientos en Intelisis, generan como resultado polizas contables, es por eso,que debe ponerse mucha atención en llenarse el formato de escenarios contables, esto les quitará muchos doloresde cabeza mas adelante.

5.-Reportes. Es posible que tu proyecto requiera reportes personalizados, como por ejemplo tu factura. Es buena idea, que pidas a los implementadores que te muestren los reportes terminados antes de que comience la fase de implementación. Esto evitará que los implementadores esten desarrollandolos durante la implementación y te provoque atrasos.

6.-Revisar las polizas generadas. Como lo comentabamos, cada movimiento genera una poliza contable, cuando estén en fase de implementación, es importante revisar cada póliza generada, sobre todo en los primeros días. Esto ayudara a evitar errores, y correcciones muy costosas en tiempo.

7.-Revisión de Balanzas y Auxiliares. Es posible que los implementadores les digan que los resultados se revisarán al último, esto no es buena idea, lo mejor es exigir que les muestren como revisar sus balanzas y auxiliares desde el día uno.

8.- Saldos Iniciales. Este paso es uno de los mas importantes, pidan a las personas que están elaborando los saldos iniciales,que pongan mucha atención en la generación de los archivos de saldos iniciales y siempre mantengan a un implementador revisando el proceso.

9.- Ensayo. Soliciten que antes de iniciar la fase de implementación y después de la capacitación, les coloquen una base de datos de prueba, donde los usuarios puedan efectuar algunas operaciones sin temor a tener fallas.

10.- Cursos. Es una buena opción que al menos una persona de la empresa tome los cursos Process Expert y el Combo de Reporteadores. La mejor idea es tomar estos cursos antes de la fase de implementación. Los implementadores no te personalizaran los reportes, a menos que asi este negociado, pero seguramente necesitaras muchas personalizaciones, asi que tener alguien en casa que pueda modificarlos es genial.

Un nuevo sistema, es un cambio muy grande, y genera mucho estres en el personal. Pondrá a prueba la comunicación entre departamentos. El líder de proyecto debe mantener también el animo de todo el personal en alto, ya que sobre todo al principio será un esfuerzo mayor.

Actualizaciones a Intelisis

En ocasiones se van a requerir algunas actualizaciones al ERP, esto debido a cambios fiscales u operativos, como por ejemplo el cambio de versión a facturación 3.3. Cuando recibes estos cambios, lo mas recomendable es que lo haga personal de intelisis, ya que el programa sufrira intestabilidad después de la actualización.

 

 

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